BPM: entenda tudo sobre a metodologia e como implementar em seu negócio
BPM significa Business Process Management e pode ser definido como um método estruturado para agilizar as operações e aumentar a eficiência de uma empresa, partindo de um princípio básico e elementar: processos são a base de uma organização.
Essa técnica é amplamente utilizada na estrutura organizacional, buscando identificar, analisar, modificar, melhorar e padronizar processos corporativos. Tudo isso com uma bela ajuda da automação, é claro.
O foco é corrigir problemas e tornar a empresa mais competitiva para lidar com as demandas de agora e do futuro, como indústria 4.0, agricultura 4.0, logística 4.0, transformação digital e tantos outros movimentos.
Para ajudar você a compreender o Business Process Management, sua importância e também como incorporá-lo em seu negócio, criamos esse guia completo e definitivo sobre o assunto.
Continue lendo para aprender tudo sobre o Gerenciamento de Processos de Negócio!
O que é BPM (Business Process Management)?
BPM é sigla para Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio em português. É uma disciplina que visa a melhoria contínua por meio da padronização de processos e da otimização do fluxo de trabalho.
De maneira mais teórica, dá para dizer que a metodologia é uma combinação entre automação, controle, análise e otimização de fluxos corporativos.
O objetivo é promover apoio aos objetivos e metas da empresa, abrangendo sistemas, funcionários, clientes e parceiros dentro e além dos limites da empresa.
Sua aplicação depende do estudo e monitoramento assíduo dos processos do negócio.
Assim, é possível identificar e destrinchar as necessidades para redesenhar processos de forma estratégica.
Quando surgiu o conceito BPM?
Enxergar o fluxo de trabalho como uma série de processos não é algo novo. Por isso, o BPM em si não é algo restrito à modernidade.
Se olharmos a antiguidade, os egípcios e romanos criaram seus próprios processos para melhor construírem, expandirem e gerenciarem seus impérios.
No entanto, quando falamos de teorização, aí sim nos aproximamos dos dias atuais.
A primeira ideia documentada de Gerenciamento de Processos de Negócios é de 1911, em artigo publicado por Frederick Taylor na “The Principles of Scientific Management”.
Ali, o estudioso detalhou como a produtividade poderia ser melhorada por meio do método científico.
Um dos pontos principais da teoria de Taylor, porém, não tinha nada de muito científico:
Ele argumentava que a empresa poderia ver melhores resultados em sua eficiência produtiva se recompensasse monetariamente os funcionários com base em sua produtividade.
Foi nos anos 1950 e 1960, no pós-guerra, que o BPM ganhou contornos mais sólidos com a implementação do Kanban, Kaizen e outras metodologias de melhoria e de gestão do trabalho.
A partir dos anos 1980, a tecnologia entrou em jogo e o Business Process Management passou a ser intrinsecamente ligado aos sistemas de gestão de fluxo de trabalho.
E no começo dos anos 2000, a consultoria Gartner cunhou pela primeira vez o termo “Business Process Management Suite”, relacionando-o a aplicativos e softwares de gestão de processos.
Qual é a diferença entre BPA e BPM?
Embora os termos sejam parecidos, BPM e BPA não são sinônimos. BPM é a disciplina que orienta a gestão, o mapeamento e a melhoria contínua dos processos de negócio, enquanto o BPA (Business Process Automation) refere-se à automação desses processos.
Na prática, o Business Process Management define como os processos devem funcionar e evoluir dentro da organização, de ponta a ponta, independentemente do porte ou segmento da empresa.
O BPA entra como um passo seguinte: depois que os processos estão bem definidos, a automação passa a ser aplicada para executar tarefas com mais velocidade, precisão e eficiência.
Logo mais explicaremos sobre a tecnologia aplicada ao Gerenciamento de Processos de Negócios, que basicamente oferece às empresas as ferramentas e recursos para mapear os processos e fazer as mudanças necessárias na organização.
Com a tecnologia, é possível capacitar o BPA e o peso da automação em um negócio é realmente impressionante.
Para você ter noção, estudos da McKinsey preveem que até 30% das horas trabalhadas globalmente podem ser automatizadas até 2030, o que evidencia o quanto tarefas operacionais ainda consomem tempo que poderia ser direcionado a atividades mais estratégicas.
Como BPM, BPMN e BPMs se diferem?
Você já percebeu que o BPM é acompanhado de diferentes siglas, métodos e ferramentas que levam a filosofia de gestão de processos em seu core. No entanto, sabia que existem diferenças dentro do próprio termo? Falamos do BPM, BPMN e BPMS.
Saiba o que significa cada sigla e as diferenças entre os conceitos:
| Conceito | O que é | Função principal | Quando usar |
| BPM (Business Process Management) | Disciplina de gestão focada na análise, padronização e melhoria contínua dos processos de negócio | Organizar e estruturar processos para aumentar eficiência, qualidade e alinhamento estratégico do negócio | Quando a empresa precisa entender, melhorar e gerenciar seus processos de ponta a ponta |
| BPMN (Business Process Model and Notation) | Linguagem padronizada de modelagem de processos, baseada em símbolos e notações visuais | Facilitar a visualização e o entendimento dos fluxos de trabalho entre áreas técnicas e de negócio | Quando é necessário mapear processos de forma clara e padronizada |
| BPMS (Business Process Management Suite/System) | Software que suporta a execução do BPM na prática | Mapear, automatizar, executar, monitorar e otimizar processos | Quando a empresa deseja digitalizar e automatizar processos com controle e indicadores |
A importância do gerenciamento de processos nas empresas
O BPM ajuda a controlar de maneira mais eficiente o fluxo de trabalho na empresa. Assim, conquistam-se melhores resultados.
Com a metodologia, o poder de previsibilidade aumenta, o que contribui para um melhor planejamento empresarial.
Ela capacita a gestão do seu negócio, de modo que nenhum processo referente aos seus projetos ultrapasse o prazo ou estoure o orçamento predefinido, por exemplo.
Desse modo, é possível desenhar metas desafiadoras, mas perfeitamente realistas.
E assim, de maneira gradual e contínua, o Business Process Management contribui para a melhoria dos resultados, aumento da competitividade e também da eficiência operacional.
Além disso, vale também ressaltar que o conceito traz à tona os problemas mais superficiais do seu negócio.
Assim, a empresa consegue antecipar-se às consequências, encontrar formas de solucionar as falhas de processo e garantir máximo compliance, segurança e qualidade das entregas.
Qual o papel do BPM no negócio?
Na gestão da empresa, o BPM pode ser o responsável por tornar mais claro o caminho para atingir as metas. Ou seja, ele simplifica o entendimento sobre os fluxos de trabalho: o que fazer, como fazer, porque fazer e para quem fazer.
Ele também capacita a gestão do negócio na jornada de transformação digital, estimulando a inovação.
Não é mistério que esse processo de transformação é repleto de desafios e riscos, mas especialmente de oportunidades.
Aproveitá-los, posicionar-se de modo competitivo e vencer a concorrência é um objetivo complicado, mas que apenas as empresas realmente inovadoras vão conseguir alcançar.
E neste novo mundo, que vem fortalecendo a digitalização nos últimos anos, os negócios precisam ser multifuncionais. É necessário pensar além do próprio produto, mas na:
- Experiência do cliente;
- Experiência do funcionário;
- Gestão eficaz da supply chain;
- Criação de uma estrutura omnichannel.
São várias perspectivas a serem consideradas, e o seu negócio precisa absorver todas elas. Só assim será possível mover-se com rapidez por entre as idas e vindas do mercado e do seu consumidor.
O BPM facilita isso, tornando seu negócio mais resiliente, escalável e inteligente.
Como a abordagem BPM pode ser aplicada?
A implementação do Gerenciamento de Processos de Negócios é feito a partir de quatro estágios principais e conectados: mapeamento, padronização, análise e melhoria, e monitoramento.
É comum representá-los, inclusive, em um ciclo, já que a metodologia prega a melhoria contínua.
Vale destacar que existem várias fases da sua implementação, mas o principal é considerar uma mudança cultural. Ou seja, a empresa deve se tornar orientada a processos.
De forma mais detalhada, os passos são esses:
Mapeamento de processos
O primeiro estágio de implementação do BPM é olhar, de forma detalhada, para os processos internos, na ordem exata que ocorrem.
O intuito é entender como cada setor da operação contribui para o sucesso dos processos.
Digamos que você trabalhe no varejo e esteja buscando entender exatamente os processos internos após a empresa receber um pedido do e-commerce.
A sequência hipotética pode ser algo como:
A equipe de vendas recebe o pedido → os detalhes são enviados ao estoque → os produtos são processados e embalados para envio → os produtos são enviados aos clientes.
Mas é claro: há vários outros processos aí no meio, como a contratação da operadora logística, por exemplo.
Na etapa de mapeamento, a missão é detalhar tudo isso, de modo a montar uma “maquete” da empresa.
Padronização de processos
Sem um método de execução dos processos, sua estratégia de BPM não vai longe. Por isso, a padronização é necessária: ela estabelece uma base de atuação e, principalmente, medição.
Desse modo, é possível conferir os indicadores de desempenho mês a mês, medindo a evolução.
Além disso, com KPIs bem definidos, você consegue pontuar cada etapa por trás dos processos. Assim, em caso de erros, é possível mapear exatamente sua origem por meio da leitura dos indicadores.
E vale também ressaltar que a padronização não se trata de uma ou outra metodologia.
É a sua empresa que decidirá como essa jornada será. Afinal, é preciso adotar uma estratégia que se encaixe na rotina do seu negócio.
Análise e melhoria de processos
Lembra que mencionamos que o BPM prega a melhoria contínua? Esse deve ser um estágio da sua gestão de processos, buscando sempre a otimização dos resultados.
É uma etapa que carece de muita análise e onde a tecnologia também entra como protagonista.
Um sistema de gestão, por exemplo, possibilita ampla integração entre setores e funções por toda empresa. Assim, praticamente qualquer tarefa é documentada em tempo real no sistema e pode ser acessada por toda equipe.
Esses dados são valiosos para o controle dos processos e de sua melhoria.
Monitoramento de processo
O último passo desse ciclo de gestão de processos é o monitoramento, que contribui diretamente para a otimização das atividades.
Ou seja: após realizar a conferência dos indicadores, é necessário não apenas aplicar as melhorias e otimizar resultados, mas também acompanhar essas etapas.
É um processo natural dentro do BPM e que a sua empresa irá implementar em todos os setores.
A gestão de indicadores é uma boa forma de se manter à par do nível de entrega dos funcionários e entender seu andamento em relação às metas do negócio, bem como compreender oportunidades de otimização nos processos.
Quais são as vantagens de investir em BPM?
Agora que você já conhece todas as etapas do Gerenciamento de Processos de Negócio, vale entender algumas das principais vantagens de investir e implementá-lo. Confira:
Redução de custos
Não cuidar do fluxo de trabalho, permitindo a sobrecarga, pode prejudicar a empresa, independente da qualidade do produto final.
Ao eliminar ineficiências e agilizar processos, o BPM ajuda a reduzir custos, eliminando o desperdício de recursos e as mazelas causadas por um mau planejamento.
O método também ajuda a mapear os recursos, garantindo que sua aplicação e utilização seja a mais eficaz possível e que nada seja desperdiçado.
Transparência na gestão da empresa
Quando falamos do Gerenciamento de Processos de Negócios, falamos essencialmente de transparência e visibilidade.
Com as práticas de BPM e um sistema capaz de integrar o negócio, você pode monitorar por completo as métricas de desempenho da empresa, e o melhor: tudo em tempo real.
Essa transparência aprimorada leva a um melhor gerenciamento e a capacidade de modificar estruturas e processos de forma eficiente, enquanto acompanha os resultados.
Maior controle dos processos
Uma das premissas do Business Process Management é justamente o controle dos processos. Ao implementá-lo na empresa, você tem uma visão muito mais completa do que acontece no dia a dia do negócio.
Com auxílio da tecnologia, é possível receber e acessar relatórios automatizados que fornecem feedback claro para medir as ações da empresa.
Assim, você facilmente vê o que está funcionando e o que precisa ser melhorado, implementando otimizações instantâneas que impactem verdadeiramente o negócio.
Ganho de produtividade
O BPM exige e permite que uma empresa mude e otimize seus processos sempre que necessário.
É uma das condições para acompanhar os movimentos, transformações e demandas de um mercado cada vez mais volátil e digitalmente fluido.
Alterar esses fluxos de trabalho, bem como reutilizá-los e personalizá-los, permite que os processos se tornem mais responsivos, o que gera insights mais profundos sobre os efeitos das modificações (o que deve ser melhorado, como deve ser feito, etc).
E é claro: com o método implementado, a execução de tarefas se torna mais ágil e consistente.
A padronização evita que obstáculos interfiram em cada processo, transformando sua estrutura organizacional em uma grande “colmeia” de processos predefinidos, o que representa uma produtividade empresarial vantajosa para o seu negócio.
Estímulo à inovação
O BPM abre espaços para que sua empresa inove e agregue valor à gestão de processos, adequando sua estrutura organizacional ao método que melhor se encaixar no dia a dia.
Buscando um pouco de empatia para melhorar as entregas? Aplique o design thinking!
Quer medir e direcionar processos para além do aspecto financeiro? Sinta-se livre para usar o método do balanced scorecard!
Com uma cultura de melhoria contínua, criatividade e inovação são naturalmente incentivadas na empresa, o que impulsiona no crescimento e na competitividade no mercado.
Mais segurança de informações
Um dos grandes benefícios do Business Process Management é o aumento da conformidade e da segurança interna, tanto nas questões trabalhistas, que se referem ao ambiente de trabalho, como também à segurança das informações e dados.
Ao mapear atividades e padronizar processos, você também identifica as brechas no seu negócio.
Assim, pode agir de antemão para evitar erros de conformidade, multas ou danos ainda mais prejudiciais à imagem e ao bolso da empresa.
Automação de processos internos
O BPM é uma forma de trazer a automação para dentro dos processos administrativos e estratégicos do negócio, bem como para ampliar sua presença nos processos operacionais.
A automação de processos é uma forma de agregar valor às entregas, promovendo a padronização e a agilidade.
Sistemas mais integrados
O Gerenciamento de Processos de Negócio apenas funciona de maneira eficaz se toda a empresa estiver integrada.
De maneira prática, a forma mais eficiente de realizar essa integração é por meio de APIs.
Assim, você integra todo seu ecossistema de plataformas no seu BPM, garantindo total controle da operação.
Essa é uma característica do gerenciamento de processos moderno, que é baseado no uso de sistemas, aplicativos e softwares que integram os setores, de modo a servir como uma fonte única de verdade.
Isso ajuda os gestores a entenderem melhor o que influencia e o que se passa dentro da organização.
Melhor organização de tarefas
A organização de tarefas é um dos pilares da disciplina. Por isso, ao utilizar plataformas que capacitem o Gerenciamento de Processos de Negócios na empresa, você também facilita a gestão de tarefas.
Com uma plataforma BPM, você automatiza uma série de processos, os documenta do início ao fim, e dá mais visibilidade para o fluxo de trabalho.
Desse modo, é possível ter uma visão mais ampla do fluxo de trabalho: responsabilidades, prazos, projetos, andamento das entregas e mesmo os gargalos que afetam a qualidade.
Quais são os principais desafios na implantação de BPM?
O principal desafio na implementação de uma boa estratégia de Business Process Management está em transformar a teoria em prática de forma consistente e sustentável ao longo do tempo.
Entre os obstáculos mais comuns, destacam-se:
- Resistência à mudança: equipes podem enxergar o método como controle excessivo. Para evitar isso, é essencial comunicar benefícios e envolver as pessoas desde o início, deixando claro o papel de cada um para alcançar os resultados desejados;
- Falta de visão estratégica: aplicar o gerenciamento de processos sem conexão com os objetivos do negócio reduz o impacto dos resultados;
- Processos mal mapeados: iniciar a automação sem entender o fluxo real gera retrabalho e aumenta as chances de falhas operacionais;
- Baixo uso de tecnologia adequada: ferramentas inadequadas limitam ganhos de eficiência e monitoramento.
Como o TOTVS Fluig simplifica a gestão do BPM na empresa?
O TOTVS Fluig é uma tecnologia que serve para unificar processos e resolver problemas de maneira simples e digital.
Com ele, você potencializa e unifica todo seu ecossistema de ferramentas e plataformas digitais (ERP, SCM, CRM, WMS, entre outros), oferecendo mais mobilidade, modernidade e produtividade ao seu negócio.
Assim, organiza tarefas, automatiza processos e otimiza os resultados de maneira ampla, alinhando operacional e estratégico, de forma a acabar com obstáculos que impedem sua empresa de crescer.
São vários recursos que capacitam a atuação individual e também potencializam a gestão de projetos.
Com o recurso BPM, você é capaz de modelar, automatizar e colocar em prática workflows que potencializam a produtividade de toda a operação. Ou seja, oferece total capacidade para gerenciar todas as atividades e processos.
Tenha mais flexibilidade e recursos para o melhorar a Gestão de Processos de Negócios com o TOTVS Fluig para sua organização!
Conclusão
O BPM é uma metodologia perfeita para ajudar a impulsionar e melhorar a produtividade dos negócios, já que oferece maior poder de controle sobre os processos e suas entregas.
É uma disciplina, complementada pela tecnologia, que dá maior consistência ao seu negócio. Uma jornada escalável, crescente e interminável em busca do topo.
Ela possibilita que você vire a chave e comece pelo principal: a gestão do seu negócio.
Neste conteúdo, te contamos tudo: o que é, qual a importância, os impactos, como implementar e quais as vantagens do Business Process Management.
Gostou do que aprendeu? Esperamos que sim, e que seja o início de uma virada em seu próprio negócio!
Para isso, lembre-se do potencial da tecnologia: uma plataforma como o TOTVS Fluig pode ser a peça que falta para capacitar uma gestão completa.
Além disso, vale a pena conferir nosso conteúdo sobre automações para conferir exemplos de processos que podem ser automatizados para ganhar produtividade no dia a dia do negócio.
FAQ: perguntas frequentes sobre BPM
O que é BPM e como funciona na gestão empresarial?
BPM (Business Process Management) é a disciplina de gestão de processos que busca mapear, padronizar, monitorar e melhorar continuamente os fluxos de trabalho da empresa.
Na gestão empresarial, o método ajuda a aumentar a eficiência, reduzir falhas e alinhar processos aos objetivos do negócio.
Qual a diferença entre BPM e RPA?
O BPM é uma abordagem de gestão de processos de ponta a ponta, enquanto o RPA (Robotic Process Automation) é uma tecnologia focada em automatizar tarefas específicas e repetitivas. Em geral, um complementa o outro.
Como medir o sucesso de uma implementação de BPM?
O sucesso do Business Process Management pode ser medido por indicadores de performance, definidos para acompanhar os resultados conforme os objetivos do seu negócio.
Redução de custos, diminuição de retrabalho, aumento da produtividade, melhoria no tempo de execução dos processos e maior visibilidade para a tomada de decisão estratégica são indícios de que a metodologia foi bem-sucedida.