Como implementar um canal de denúncias nas empresas
Manter um ambiente de trabalho saudável é a base para o engajamento e a produtividade da equipe. Cada vez mais organizações entendem essa importância e colocam em prática ações para melhorar a comunicação interna, como o canal de denúncias nas empresas.
Essa é uma ferramenta que pode trazer mais segurança aos funcionários e é uma grande aliada dos recursos humanos.
No dia a dia, o canal de denúncias surge como aliado essencial para dar voz aos funcionários, prevenir irregularidades e apoiar a atuação estratégica do RH.
A seguir, entenda como ele pode ajudar a sua organização e melhorar a comunicação na empresa. Boa leitura!
O que é um canal de denúncias nas empresas?
O canal de denúncia é um meio pelo qual colaboradores, clientes, parceiros, fornecedores e demais stakeholders podem denunciar práticas consideradas ilegais.
Exemplos dessas denúncias incluem desvio de conduta, assédio sexual e moral, ações antiéticas e atos ilícitos, como lavagem de dinheiro.
A ferramenta configura-se como um modo seguro e confiável de realizar denúncias, permitindo uma ação proativa da gestão, que consegue identificar e punir os responsáveis por quaisquer atos ilícitos com maior agilidade e eficiência.
Na prática, o canal de denúncias busca garantir uma cultura organizacional igualitária a partir da criação de um ambiente de trabalho seguro para todos.
Como funciona um canal de denúncias?
O canal de denúncias deve ser um espaço no qual a pessoa se sinta confortável para relatar uma irregularidade. Isso envolve, principalmente, garantir o anonimato de quem faz o registro e a confidencialidade das informações compartilhadas.
O processo inicia quando um colaborador toma conhecimento de uma situação inadequada, que infringe a legislação, o código de ética, as políticas internas ou regras de integridade da empresa, e opta por comunicar o ocorrido.
Em seguida, é conduzida uma investigação minuciosa para avaliar os fatos apresentados ao canal.
Normalmente, a denúncia é enviada para a área responsável pela análise e tratamento do caso. Em muitas organizações, essa responsabilidade é atribuída ao setor de Recursos Humanos, especialmente quando a situação envolve casos como:
- Assédio moral e sexual;
- Atitudes preconceituosas;
- Condutas que não seguem o código de ética da empresa;
- Casos de discriminação;
- Abuso ou exercício inadequado de poder.
Além desses motivos, o canal de denúncia pode ser usado para delatar práticas ilícitas ou irregularidades mais graves como:
- Crimes de corrupção;
- Vazamento de informações confidenciais;
- Desvio de verbas;
- Lavagem de dinheiro;
- Fraudes contábeis e financeiras.
Qual a importância de ter um canal de denúncias nas empresas?
O canal de denúncias para empresas é um instrumento essencial para que colaboradores, fornecedores e outros stakeholders possam relatar irregularidades de forma segura, confidencial e, quando necessário, anônima.
Por isso, ele serve como base para criar um ambiente de trabalho mais saudável. Neste contexto, traz benefícios como:
- Identificação precoce de problemas: muitas irregularidades podem passar despercebidas no dia a dia, e o canal de denúncias é um meio de dar luz a esses problemas que podem impactar o clima organizacional e os resultados do negócio;
- Prevenção de riscos legais e reputacionais: ao permitir que situações sensíveis sejam tratadas internamente, a organização reduz a exposição a processos trabalhistas, sanções legais e danos à sua imagem no mercado;
- Fortalecimento da cultura ética e do compliance: a existência do canal reforça, na prática, o compromisso da empresa com as normas internas, o código de ética e as boas práticas de governança corporativa;
- Segurança psicológica para os colaboradores: ao oferecer um meio protegido para relatar práticas ilegais, abusivas ou antiéticas, a empresa demonstra que não compactua com comportamentos inadequados. Isso fortalece a confiança das pessoas na organização.
Além desses motivos, o canal de denúncias assegura o cumprimento das práticas de compliance e de governança corporativa.
De acordo com a Lei 14.457/2022, empresas que possuem CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes) devem disponibilizar procedimentos para registro, apuração e acompanhamento de denúncias.
O que diz a Lei 14.457/22?
Aprovada em setembro de 2022, a Lei 14.457 alterou a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e trouxe mudanças importantes na CIPA.
Dê uma olhada no que diz o Art. 23 sobre as medidas que devem ser adotadas por empresas com CIPA:
“I – inclusão de regras de conduta a respeito do assédio sexual e de outras formas de violência nas normas internas da empresa, com ampla divulgação do seu conteúdo aos empregados e às empregadas;
II – fixação de procedimentos para recebimento e acompanhamento de denúncias, para apuração dos fatos e, quando for o caso, para aplicação de sanções administrativas aos responsáveis diretos e indiretos pelos atos de assédio sexual e de violência, garantido o anonimato da pessoa denunciante, sem prejuízo dos procedimentos jurídicos cabíveis;
III – inclusão de temas referentes à prevenção e ao combate ao assédio sexual e a outras formas de violência nas atividades e nas práticas da Cipa; e
IV – realização, no mínimo a cada 12 (doze) meses, de ações de capacitação, de orientação e de sensibilização dos empregados e das empregadas de todos os níveis hierárquicos da empresa sobre temas relacionados à violência, ao assédio, à igualdade e à diversidade no âmbito do trabalho, em formatos acessíveis, apropriados e que apresentem máxima efetividade de tais ações.”
Vale destacar que o principal ponto da legislação está relacionado às políticas de igualdade e combate ao assédio no ambiente de trabalho.
Além do canal de denúncias, a lei apresenta benefícios que as profissionais devem receber principalmente se possuírem filhos pequenos, como pagamento de reembolso-creche, prorrogação da licença-maternidade e opção de trabalho remoto.
Como criar um canal de denúncias na empresa?
A implementação do canal é parte do programa de compliance. Para que seja uma ferramenta eficiente, é necessário estruturar o processo de forma estratégica, com regras claras e comunicação assertiva.
É fundamental definir responsáveis pelo tratamento das informações, critérios de confidencialidade e fluxos de apuração.
Além disso, lembre-se de comunicar bem a iniciativa, deixando claro que os relatos serão tratados com seriedade, imparcialidade e sem qualquer tipo de retaliação.
A seguir, elencamos quatro ações para colocar o canal de denúncias em prática.
1. Desenvolva um código de conduta e ética
O código de ética e de conduta reflete os valores da empresa. Ele estabelece diretrizes de comportamentos esperados pelos membros da organização, com o objetivo de promover um ambiente de trabalho saudável, transparente e ético.
A partir do momento que a organização cria o código e o torna acessível para seus colaboradores, fica mais fácil identificar situações inadequadas e compreender quais atitudes não estão alinhadas à cultura organizacional.
Isso aumenta a confiança das pessoas para relatar condutas irregulares de forma consciente e responsável.
O código pode fornecer ainda orientações sobre como o canal de denúncias funciona e como se dá o processo.
2. Crie um comitê responsável pelo canal
A criação de um comitê de ética está entre as melhores práticas de implementação de um canal de denúncias nas empresas.
Esse comitê é responsável por garantir que todos os casos sejam tratados de modo imparcial e em conformidade com o código de conduta e ética da organização.
Normalmente, o comitê é formado por um presidente, um representante do RH, um especialista em compliance, um representante legal e um membro independente, que pode ser um consultor externo.
Dentre as responsabilidades do comitê, destacamos:
- Avaliar as denúncias recebidas para determinar sua validade e gravidade;
- Iniciar e supervisionar investigações;
- Garantir imparcialidade e confidencialidade;
- Tomar decisões e recomendar ações apropriadas;
- Monitorar o andamento da denúncia e os resultados de ações corretivas;
- Fornecer relatórios regulares ao conselho de administração sobre as atividades do comitê e quaisquer questões éticas significativas;
- Revisar e atualizar regularmente as políticas de ética e denúncias.
3. Treine as lideranças e os colaboradores
Em um primeiro momento, pode ser que as lideranças e os colaboradores tenham um certo receio de utilizar o canal de denúncias, com medo de sofrer algum tipo de retaliação.
Para evitar essa atitude, é imprescindível treinar os integrantes da empresa sobre como o canal funciona e quais processos ocorrem após uma denúncia. Deixe claro que tudo ocorre anonimamente.
A área de recursos humanos, juntamente com a de compliance, deve colocar-se à disposição para tirar dúvidas que possam surgir.
Vale ainda ressaltar a importância de esclarecer sobre como a ferramenta contribui para o clima organizacional.
4. Escolha uma plataforma tecnológica
Uma plataforma tecnológica ajuda a tornar o canal de denúncias acessível. Somado a isso, torna todo o processo mais eficaz, seguro e confiável.
O canal pode ser colocado em prática por meio de uma ouvidoria interna, ferramenta que serve para intermediar conflitos entre os funcionários e incentivar o diálogo.
Esses recursos reduzem o medo de retaliação e ajudam a padronizar o processo, organizar as informações e proteger os dados sensíveis, reforçando a credibilidade do canal.
Além disso, plataformas tecnológicas facilitam a gestão e a apuração dos relatos, permitindo a geração de registros, relatórios e indicadores.
Como os sistemas para da TOTVS para o RH otimizam a comunicação interna nas empresas?
Uma comunicação interna eficiente é a base para relações de trabalho mais transparentes, seguras e alinhadas aos valores da empresa.
Nesse cenário, os sistemas da TOTVS para o RH oferecem ferramentas importantes para criar canais claros de diálogo na organização.
O Digital Workplace by Digte, por exemplo, cria um espaço personalizado com a cara da sua empresa, feito para facilitar a comunicação de novidades, centralizar informações em um só lugar e promover o engajamento do time.
Além disso, os sistemas facilitam o acompanhamento de demandas, o registro de interações e a geração de indicadores, garantindo mais organização, rastreabilidade e confiança em toda a comunicação.
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Conclusão
Mesmo que por lei a sua empresa não precise ter um canal de denúncias, a ouvidoria promove uma cultura mais acolhedora e positiva na empresa.
Essa ferramenta demonstra que a organização preza pelo respeito e pela ética, o que se reflete diretamente na construção da marca empregadora.
Como vimos neste conteúdo, implementar um canal de denúncias nas empresas contribui para a conformidade e para a construção de um ambiente mais saudável de trabalho.
Isso também fortalece o vínculo entre colaboradores e a organização, garantindo equipes mais engajadas e criando um espaço propício para o crescimento contínuo da empresa.
Se você gostou deste conteúdo, vale conferir também nosso post sobre comunicação interna para entender como fortalecer o diálogo e a confiança no dia a dia da empresa.