Entenda o que é OCR e por que é essencial para empresas
Já precisou digitar manualmente as informações de um documento escaneado ou de uma imagem só para poder usá-las em outro sistema? Essa tarefa, repetitiva e sujeita a erros, pode ser otimizada – e tudo começa ao entender o que é OCR.
A sigla vem do inglês Optical Character Recognition (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e refere-se a um sistema capaz de identificar e extrair textos automaticamente de imagens ou arquivos digitalizados.
Muitas vezes despercebida no dia a dia, a tecnologia desempenha um papel fundamental na conversão de documentos físicos em digitais, tornando-os pesquisáveis e editáveis.
Mas como aplicar o OCR, como funciona na prática e quais benefícios esse sistema traz para a leitura de documentos?
Vamos ver agora!
O que é OCR?
O OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) é uma tecnologia que permite a conversão de diferentes tipos de documentos, como arquivos em papel, PDFs ou imagens capturadas por um scanner, em dados pesquisáveis.
Ao invés de digitalizar apenas uma imagem do documento, o OCR “lê” o conteúdo e o transforma em texto editável.
É como se um olho humano estivesse percorrendo as linhas em alta velocidade, reconhecendo padrões e interpretações complexas para traduzir físico em digital.
Na prática, essa capacidade de “ler” documentos faz do OCR uma ferramenta essencial para a digitalização inteligente de dados.
O grande benefício está na possibilidade de transformar conteúdos antes inacessíveis em informações estruturadas e reutilizáveis.
Além da digitalização de documentos, veja algumas aplicações do OCR:
- Processar dados: com o OCR, o processamento de dados pode ser automatizado, o que otimiza os fluxos de trabalho, apoia a gestão data driven e reduz erros manuais;
- Extrair informações de imagens: o sistema escaneia arquivos em imagens, como notas fiscais, documentos específicos e laudos médicos, o que facilita o acesso e a análise de dados;
- Tornar documentos mais acessíveis: ao permitir a busca por palavras-chave e o uso por leitores de tela, essa tecnologia torna os documentos mais acessíveis, inclusive para pessoas com deficiência visual
Essa tecnologia, uma fusão entre software e hardware, usa algoritmos sofisticados que aprendem e se adaptam às peculiaridades dos documentos, melhorando continuamente sua precisão.
Agora que já entendemos o que é OCR, vamos compreender melhor como o sistema funciona na prática.
Como funciona o OCR?
Na prática, o OCR funciona a partir da capacidade de decompor uma imagem em elementos menores e analisá-los.
Quando um documento é digitalizado, ele é, essencialmente, transformado em um mapa de bits cheio de pixels.
Ao entender o que é OCR, compreendemos como o sistema entra em ação e analisa cada um desses pixels para identificar caracteres específicos, usando algoritmos avançados e inteligência artificial para reconhecer padrões de letras, números e símbolos.
Essa leitura automatizada começa com o pré-processamento da imagem. A partir daí, o reconhecimento realiza ajustes, como eliminação de ruídos e clarificação de bordas, para assegurar que a qualidade da entrada seja a melhor possível.
Esta fase é bem importante, pois uma base limpa garante um processamento mais preciso.
Depois disso, é hora de usar as técnicas de identificação de linhas e segmentação de palavras, reconhecendo palavras e contextos com a ajuda de bancos de dados linguísticos.
Principais ferramentas e tecnologias usadas no OCR
Para o funcionamento eficaz de um Reconhecimento Óptico de Caracteres, algumas ferramentas e componentes são essenciais, como:
- Algoritmos de segmentação: segmentam a imagem em elementos menores como linhas, palavras e caracteres para facilitar a análise;
- Redes neurais e Aprendizado Profundo (Deep Learning): algoritmos de aprendizado de máquina, como redes neurais convolucionais (CNNs), são utilizados para melhorar a precisão do OCR, especialmente em documentos manuscritos ou com fontes incomuns;
- Mecanismos de PLN (Processamento de Linguagem Natural): essenciais para correção e interpretação do texto após o reconhecimento. PNL ajuda a corrigir erros e a identificar o contexto das palavras, aumentando a precisão e compreensibilidade do texto digitalizado;
- Sistemas de treinamento customizados: para casos em que seja necessário reconhecer fontes específicas ou até mesmo grafias únicas, é necessário treiná-lo para essas particularidades.
Tipos de OCR: do simples ao avançado
Os programas de OCR podem variar em termos de intuito e complexidade. Vamos conhecer os principais tipos:
- Reconhecimento simples: transforma texto descrito em papel para texto editável. Eles são eficazes para documentos simples e fontes padrão, mas têm dificuldade com layouts complexos ou fontes manuscritas;
- Reconhecimento inteligente de caracteres: utiliza inteligência artificial e aprendizado de máquina para aprimorar a precisão do reconhecimento, inclusive com letras manuscritas, fontes variadas e documentos de múltiplas colunas;
- Programas focados em reconhecer textos manuscritos: são mais complexos devido à variabilidade da escrita. Esses programas utilizam redes neurais para melhorar o reconhecimento.
Além disso, vale dizer que serviços na nuvem permitem processar documentos sem instalar software localmente. Esse tipo é ideal para quem precisa de OCR esporadicamente ou para empresas que processam grandes volumes de documentos.
Qual a importância do OCR para as empresas?
Para empresas, OCR significa acesso rápido à informação.
Pense nos contratos, comprovantes e correspondências que ocupam espaço físico em escritórios.
O uso do sistema não apenas libera fisicamente esse ambiente, mas também melhora significativamente a capacidade de busca e recuperação de informações, permitindo decisões baseadas em dados.
Junto a isso, elimina o erro humano na inserção de dados, o que, consequentemente, reduz custos operacionais e otimiza a produtividade.
Segundo dados divulgados pela AIIM (Association for Intelligent Information Management), profissionais gastam cerca de 50% do tempo de trabalho buscando informações.
Com o OCR, o armazenamento de documentos digitais é facilitado e, com isso, a equipe ganha agilidade nesse processo de pesquisa por dados, agilizando o fluxo de trabalho.
Em setores como o jurídico, por exemplo, a agilidade proporcionada pelo Reconhecimento Óptico de Caracteres pode ser a diferença entre perder ou fechar um negócio valioso.
Onde a tecnologia OCR pode ser aplicada?
Ao entender o que é OCR, é possível compreender a capacidade de adaptação do sistema. Essa flexibilidade permite que ele encontre aplicações em diversas áreas.
Para entender melhor essas possibilidades, destacamos alguns segmentos que podem se beneficiar com essa tecnologia. Vem entender como aplicar OCR em cada setor.
Finanças
No setor financeiro, a precisão e a agilidade são cruciais.
Por isso, o OCR desempenha um papel vital ao converter dados de transações, relatórios e declarações em formatos digitais, permitindo não apenas uma organização melhor, mas também rápidas análises de tendências e anomalias.
Um banco, por exemplo, pode usá-lo para processar centenas de faturas comerciais em questão de minutos, algo que manualmente levaria dias.
Além disso, ao detectar padrões em faturas ou declarações, o OCR auxilia na prevenção de fraudes, garantindo maior segurança financeira.
Saúde
No campo da saúde, o OCR auxilia na gestão eficaz de registros médicos. Transformar prontuários e manuscritos em registros digitais pode literal e figurativamente salvar vidas.
Esses documentos digitalizados facilitam o compartilhamento seguro de história clínica entre profissionais de saúde, melhorando a coordenação do tratamento e resultando em melhores desfechos para os pacientes.
Imagine um cenário em que um profissional de saúde precisa acessar de imediato o histórico de um paciente em uma emergência.
O Reconhecimento Óptico de Caracteres torna essa situação menos crítica e mais manejável.
Logística
A eficiência é o sustentáculo da logística, onde OCR se aplica amplamente em verificações de inventário, processamento de documentos de embarque e otimização de cadeias de suprimentos.
Com ele, empresas conseguem identificar rapidamente o estado de cargas ao analisar automaticamente relatórios de inspeção e documentos guia, economizando tempo que pode ser crucial em ambientes de entrega rápida.
Em cadeias de suprimento globais, contexto em que documentos frequentemente atravessam fusos horários e idiomas, o OCR também age como um ponto de encontro unificador para dados dispersos.
Varejo
No varejo, o sistema OCR transforma a maneira como as empresas lidam com inventário e interagem com clientes.
O reconhecimento de rótulos e etiquetas permite atualizações automáticas nas bases de dados dos produtos e dos preços, facilitando a gestão dinâmica do estoque e promoção de vendas em tempo real.
Além disso, feedbacks dos clientes podem ser processados rapidamente, ajudando o varejo a ajustar estratégias conforme a necessidade com uma rapidez surpreendente.
Exemplos vão desde reduzir tempo de checkout em caixas eletrônicos a personalizar recomendações de produtos com base em compras anteriores documentadas.
OCR by Estrela Antares: digitalização com performance
Digitalizar documentos é uma necessidade, especialmente em um cenário corporativo que exige cada vez mais agilidade, eficiência e tomada de decisões estratégicas.
Apesar da importância, a digitalização pode não fluir bem quando faltam soluções tecnológicas preparadas para atender as necessidades do seu negócio.
Nesse contexto, o OCR by Estrela Antares entra para ajudar não apenas na leitura ótica de documentos, mas também no armazenamento desses arquivos e na automação de processos.
Todos os arquivos digitalizados são automaticamente armazenados no TOTVS Fluig Plataforma, garantindo segurança, acesso fácil a informações importantes e otimização na gestão de documentos.
Conheça o OCR by Estrela Antares e otimize a digitalização de documentos na sua empresa!
Conclusão
De forma resumida, o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) “lê” o texto contido em imagens e o converte em caracteres digitais, tornando o conteúdo pesquisável, copiável e editável.
Essa funcionalidade transforma o Reconhecimento Óptico de Caracteres em uma ferramenta indispensável para a gestão moderna de informações.
Depois de entender o que é OCR, fica claro o quanto essa solução é valiosa, especialmente para empresas que trabalham com grandes volumes de documentos, como contratos, formulários e registros, e outros arquivos corporativos.
Contratos e outros documentos podem ser facilmente organizados, categorizados e recuperados, otimizando fluxos de trabalho que envolvem assinatura digital e validação.
Aproveite agora para entender o que é um sistema de gestão de documentos e quais seus benefícios para as empresas!